Eigenständig. Kritisch. Solidarisch.
Protokolle des Gesamtvorstands nicht mehr öffentlich
aus Datenschutzgründen werden die Protokolle des Gesamtvorstands nicht mehr für die Mitglieder veröffentlicht. Zeitnah nach den Sitzungen informieren wir Sie in einer Mitgliederinformation über die Sitzung.
Zur ausführlichen Begründung bitte
Begründung
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LDI) sowie Interessenvertretungen und Ratgeber für Vereine berichten zunehmend über Erfahrungen mit den Bestimmungen der neuen Datenschutzgrundverordnung. Dies betrifft insbesondere Empfehlungen für die Vereinsarbeit im Spannungsfeld von Information und Meinungsaustausch in den freiwilligen Zusammenschlüssen zur Vertretung gemeinsamer Interessen durch gewollte oder ergänzend eingeforderte Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.
Als DSGVO konforme, rechtssichere Regelung wird (für die Datenschutzordnung, oder gar Aufnahme in die Satzung) wird für Protokolle empfohlen:
„Bei der Formulierung von Protokollen ist der Grundsatz der Datenminimierung zu beachten. Personenbezogene Daten sind nur insoweit in das Protokoll aufzunehmen, als die Erwähnung der personenbezogenen Daten für Satzungs- oder gesetzliche zwecke notwendige ist.
Protokolle des Vorstands (ggf. weitere Organe) sind ausschließlich für die Mitglieder dieses Organs bestimmt.
Protokolle der Mitgliederversammlung dienen zur Information der Mitglieder und zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Sie werden auf einer nur für Mitglieder zugänglichen Internetseite veröffentlicht.“
Für Protokolle wird danach nur eine Ausnahme gesehen, wenn diese aus gesetzlichen oder vergleichbaren Gründen Voraussetzung z.B. für Registereintragungen des Vereins oder auch interne, strukturelle oder haushaltsbegründende Entscheidungen sind. Um unter Beachtung dieser Erfordernisse diesbezügliche Konflikte möglichst zu vermeiden, hat der Gesamtvorstand festgestellt und beschlossen, dass Protokolle von Sitzungen des Vorstands/Gesamtvorstands zukünftig nicht mehr (nach deren Billigung) allgemein zugänglich in die VL eingestellt werden können. Stattdessen sollen die Vereinsmitglieder zeitnah mit einem Bericht über relevante Punkte informiert werden, in Newslettern und dauerhaft dokumentiert im Mitgliederbereich der Website.
Analoge Regelungen sind folglich auch für andere Gremien des Vereins zu treffen.
Hans Odenthal, Stellvertretender Vorsitzender
